Paragon fiskalny powinien zawierać następujące dane:

• Nagłówek
• NIP
• Data i godzina, Nr paragonu
• Nazwa usługi (towaru)
• Wartość usługi (towaru) i stawka podatku VAT lub stawka zwolniona
• Rozliczenie podatku VAT i podsumowanie- rozliczenie zapłaty, formy płatności
• Nr unikatowy urządzenia fiskalnego

Kopia elektroniczna pozwala na zapis wszystkich kopii wydruków na karcie pamięci cyfrowej, dzięki takiemu rozwiązaniu zmniejsza się ilość zużywanego papieru tradycyjnego i poprawia się komfort użytkowania.

Jest to operacja polegająca na trwałym przypisaniu numeru NIP podatnika do modułu fiskalnego urządzenia i rozpoczęcia trwałego zapisu sprzedaży z rozbiciem na stawki VAT.   Fiskalizacja dokonywana jest przez uprawnionego serwisanta. Fiskalizacja jest obowiązkowa i musi być zgłoszona w ciągu 7 dni, od instalacji i serwisu, w Urzędzie Skarbowym właściwym dla podatnika. Od momentu fiskalizacji raporty dobowe, które zawierają dzienną sprzedaż, zapisywane są w pamięci fiskalnej urządzenia.

Kasa rejestrująca jest to urządzenie elektroniczne zbudowane zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów i obowiązującymi przepisami, zapewniające prawidłową rejestrację obrotu oraz podatku VAT. Przepisy techniczne reguluje rozporządzenie Ministra Finansów w tym zakresie. Dz.U. nr 212 z dnia 1 grudnia 2008 r. poz. 1338.

Podstawowe rodzaje kas rejestrujących:

• kasa fiskalna – samodzielne urządzenie do prowadzenia sprzedaży,
• drukarka fiskalna – urządzenie podłączone do komputera i ściśle współpracujące z programem sprzedaży.

Numer unikatowy to numer nadany konkretnemu urządzeniu przez producenta, jest on wpisany w pamięć fiskalna przy fiskalizacji urządzenia.

Raport dobowy musi być dokonywany w dniu, którym była realizowana sprzedaż. Raport dobowy należy wykonać na koniec dnia pracy, nie później jednak niż następnego dnia przed rozpoczęciem sprzedaży.

Raport miesięczny jest obowiązkowo wykonywany w celu rozliczenia całego miesiąca sprzedaży. Raportu tego nie da się wykonać ostatniego dnia miesiąca, ponieważ kalendarzowo miesiąc ciągle trwa. Raport jest możliwy do wykonania w każdym następnym miesiącu.

Jeśli klient rezygnuje z zakupu to przed zakończeniem sprzedaży, czyli naciśnięciem klawisza GOTÓWKA (CZEK, KREDYT) możesz wycofać wybraną pozycję lub anulować cały paragon (STORNO)

Jeśli prowadzimy sprzedaż przy pomocy urządzenia fiskalnego, w przypadku jego awarii musimy skorzystać z kasy rezerwowej lub zaprzestać sprzedaży do czasu usunięcia usterki.

Sprzedający przy pomocy kasy fiskalnej ma obowiązek zlecać serwisowi co 24 miesiące wykonanie przeglądu technicznego kasy (grozi zwrotem odliczenia 90% wartości kasy)

Po zakończeniu sprzedaży i wydrukowaniu paragonu kasa nie pozwala na korekty. Możesz jednak klientowi zamienić towar na wolny od wad, a jeżeli konieczny jest zwrot gotówki to należy spisać tzw. "protokół zwrotu towaru" dołączając oryginał paragonu od klienta, na odwrocie, którego umieszczamy dane osobowe klienta i jego podpis.

Kasa fiskalna może działać jako samodzielne urządzenie, które pozwala na rejestrowanie wszystkich transakcji. Drukarka fiskalna drukuje paragony fiskalne tylko w połączeniu z komputerem i dostosowanym programem lekarskim.

Przy zakupie kasy nie są wymagane specjalne dokumenty, należy zabrać ze sobą NIP, nazwę firmy i jej adres.

Prowadząc sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej sprzedający ma obowiązek:

• wydać oryginał paragonu kupującemu,
• na koniec dnia sprzedaży wykonać raport dobowy fiskalny (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia
• na koniec miesiąca wykonać raport fiskalny za okres miesięczny
• zlecać serwisowi co 24 miesiące wykonanie przeglądu technicznego kasy (grozi zwrotem odliczenia 90% wartości kasy)
• przechowywać w odpowiednich warunkach raporty (przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone) i kopie paragonów (przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane).

W wyniku nieprzewidzianych zdarzeń może dojść do sytuacji, w której kasa podstawowa zostanie uszkodzona (np. zalanie kasy, upadek). Aby móc kontynuować pracę należy posiadać zarejestrowaną kasę rezerwową. Decydując się na zakup do 1 maja 2011r. można skorzystać z odliczenia w wysokości do 700 zł (nie więcej niż 90% ceny netto) na każdą zgłoszoną kasę zarówno podstawową jak i rezerwową.

Posiadanie Kasy rezerwowej daje wiele korzyści:

• można kontynuować pracę (nie tracąc przychodów),
• nie traci się reputacji,
• można wezwać serwis w wolnej chwili oraz dobrać dogodny termin naprawy,
• niższy koszt naprawy (nie płaci się dodatkowo za natychmiastowy serwis),
• po okresie około 6 lat, gdy pamięć fiskalna kasy podstawowej prawie się zapełni, można przekształcić kasę rezerwową w kasę podstawową, a podstawową w rezerwową (nie tracąc komfortu pracy oraz nie ponosząc dodatkowych kosztów z tytułu zakupu nowej kasy),
• kupując kasę rezerwową do 1 maja 2011r. oszczędza się aż 700 zł!

Przez wiele lat wszystkie kasy i drukarki fiskalne były wyposażone w 2 rolki papieru. Na jednej z nich był drukowany paragon dla klienta, a na drugiej znajdowała się kopia paragonu. Od niedawna na rynku są dostępne urządzenia z elektroniczną kopią paragonu (tylko 1 rolka papieru).

Zalety stosowania urządzeń z kopią elektroniczną:

• niższy koszt eksploatacji – zamiast rolki papieru stosowana jest karta pamięci
• brak konieczności rezerwowania przestrzeni na składowanie rolek kopii
• łatwość w generowaniu raportów związanych ze sprzedażą
• niższy wpływ na środowisko naturalne (dwukrotnie mniejsze zużycie papieru)

Tak, paragonu powinien być wystawiony, a następnie podpięty do kopii wystawianej faktury.

Kontrola kas rejestrujących przez urzędnika U.S. polega na sprawdzeniu:

• stanu technicznego kasy,
• nienaruszalności plomb,
• prawidłowości obsługi klienta (wydawanie paragonów, reklamacje, zwroty),
• dobowego raportu fiskalnego,
• zaprogramowania kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów),
• numeru fabrycznego, unikatowego i ewidencyjnego (po nadaniu nr ewidencyjnego przez U.S. należy zapisać go trwale na obudowie kasy w widocznym miejscu).
• książki serwisowej (musi być zawsze przy kasie).

Podatnik ma obowiązek przechowywać w odpowiednich warunkach raporty (przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone) i kopie paragonów (przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane).Obecnie może je przechowywać również w postaci elektronicznej kopii paragonów.