Jeszcze przed rozpoczęciem ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy fiskalnej przedsiębiorca powinien złożyć odpowiednie zgłoszenie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Pismo takie służy do określenia całkowitej liczby kas, które będą wykorzystywane w przedsiębiorstwie, oraz do wskazania miejsc - adresów - instalacji sprzętu.
Powyższy obowiązek jest związany z faktem, iż zgodnie z § 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących podatnik ma prawo wprowadzania kas w kilku etapach. Pierwszy z nich, który należy rozpocząć najpóźniej w dniu utraty prawa do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy, wymaga zainstalowania co najmniej ⅕ z planowanej, zgłoszonej do naczelnika liczby urządzeń (zaokrąglając w górę do liczb całkowitych). Następnie, wraz z początkiem następnego miesiąca przedsiębiorca powinien włączyć do ewidencjonowania kolejne kasy fiskalnej, w liczbie nie mniejszej, niż w pierwszym etapie.
W związku z powyższym podatnik, który w swoim przedsiębiorstwie zainstaluje wyłącznie jedną kasę, może pominąć bieżący krok, a do niezbędnych kontaktów z urzędem zastosować krok 3.